Costos para la toma de decisiones: Futuro, diferencial y significativo.

En todas nuestras publicaciones sobre costos aclaramos que hay diferentes metodologías en las cuales basarnos para calcularlos.

Una de ellas es aplicar el concepto de la Toma de Decisiones.

Este concepto considera como costos a los que cumplen con las siguientes consideraciones:

* Deben ser FUTUROS: Es decir, debe ser un costo nuevo en el que se incurre. Por ejemplo, si tenemos un resago de una producción anterior, y decidimos utilizar para producir algún producto de menor calidad, no es considerado como costo. Esto es así, porque por más que hagamos o no esa producción, el costo ya fue incurrido.

* Deben ser DIFERENCIALES: Esto es, que sea un costo que no coincida en todas las alternativas que tengamos en análisis. Es decir, si analizamos 3 alternativas de producción diferentes, en las cuales las tres demandarían un costo de alquiler de $3000.-, no debemos considerar ese costo. Por más que sean diferentes locales. Si el costo de alquiler es el mismo, no va a marcar la diferencia.

* Deben ser SIGNIFICANTES: Hablando de marcar la diferencia, si el costo que estamos analizando es menor en gran medida a los otros costos, no se debe tomar. Es decir, si estamos analizando un proyecto en millones de pesos y uno de los costos es «Limpieza del local» por un costo de $500.-, no hace falta considerarlo, por más que sea Futuro y Diferencial.

Estas tres consideraciones se deben cumplir simultáneamente. Es decir, que si no se cumplen todas, no es considerado costo.

Lo que se busca con esto es realizar un análisis más práctico, ahorrarse detalles y poder tomar decisiones más rápidas, excluyendo conceptos que no cambiarían la decisión.

Intereses implícito sobre mercaderías, ¿Qué es y cómo lo reconocemos?

La financiación es una herramienta que podemos utilizar en las operaciones comerciales para cubrir mejor los fondos con los que contamos.

El Interés es el costo del dinero en el tiempo. Esto sería, cuanto se pierde por no contar con ese dinero por cada día que pasa.

Más allá de eso, hay dos tipos de Intereses diferentes. El Interes explícito y el implícito.

El INTERÉS EXPLÍCITO es el que nos anuncian que nos cobraran como interés, está a la vista. En cambio, el INTERÉS IMPLÍCITO está oculto, no nos dicen que nos van a cobrar intereses, simplemente nos informan diferentes precios.

EJEMPLIFIQUEMOS

Supongamos la compra de una mercadería que tiene un precio de $90.-, pero con interés cuesta $100.-. Se podrían dar dos situaciones:

– Interés explícito: Nos dicen que el precio de la mercadería es de $90.- y en caso de abonar con cheque hasta 30 días de plazo, nos cobraran un interés del 11,11%, llegando a los $100.-.

– Interés implícito: Nos dicen que el precio de la mercadería es de $100.- y en caso de abonar en efectivo a contado contra-entrega, nos nos harán un descuento del %10, llegando a los $90.-. En realidad ese descuento es un interés implícito, escondido. No es un descuento. Esto que se paga de más no es un costo de mercadería, sino que tiene que registrarse como un costo financiero.

Diferente es el caso de un descuento por cantidad. Este sí es un descuento comercial, no es interés.

Merma y desperdicio, ¿Qué diferencias hay?

Cuando realizamos un proceso productivo y obtenemos un producto final, se puede dar que parte de la materia prima que introducimos se pierda en el camino. Por ejemplo, esto sucede con el plástico cuando inyectamos algún artículo, la temperatura va calentando el material y al principio no sale la pieza completa y esas son piezas que no se pueden vender. También sucede cuando, en una pizzería se amasa la pizzas y hay harina que se va perdiendo porque se cae al piso, porque queda pegada en la mesada o recipiente, etc.

Ahora, lo que se pierde respecto al producto principal, ¿Qué es?

Ese material que se pierde en el medio, puede ser considerado como merma o desperdicio. Ambos son parte de material que se pierde en el andar de la producción. Ambos pueden ser producidos de forma normal (osea que sabemos que vamos a perder eso) o de forma extraordinaria. La diferencia se centra en que el desperdicio tiene un valor de reventa y la merma no.

Es decir, que la merma es todo pérdida, en cambio el desperdicio puede generar beneficios económicos si es que lo sabemos aprovechar. Muchas veces creemos que nuestra producción no está dando merma, pero en realidad es un desperdicio y no nos percatamos.

Un ejemplo ecológico

Hace no mucho tiempo atrás, yo no diferenciaba entre la «basura» que tiraba y sacaba todos los días a la calle, todo los sobrante de lo que consumía iba a la basura. Envases de alimentos, cáscaras de frutas, etc. Pero luego de algunas experiencias entendí que hay residuos que son reciclables, no solamente que se pueden reciclar, sino que lo hacen solos, con un efecto natural. Son los residuos orgánicos, los cuales por un simple proceso al pasar más o menos 3 meses se convierten en tierra.

Si, hacemos una compost, pone un poco de tierra, bastantes residuos, un poco más de tierra y en unos meses tendrás una tierra bien fértil. Y así, logramos que nuestro tacho de basura quede así:

Esa merma que tenía antes, ahora es un desperdicio y lo utilizo para tener tierra. Y hoy en día, esa tierra mantiene un bello jardín y se está proyectando como proveedora de alimentos.

Toma de decisiones e información

¡Cuanto nos sirve la información para tomar decisiones!

De eso no hay dudas, mientras mayor información tengamos, mejores decisiones tomaremos. Se puede realizar un mejor proceso decisorio, por el cual llegaremos a conclusiones más certeras y así poder tomar alternativas con más firmeza.

Si sabemos que la probabilidad de ocurrencia de un hecho es de un 80%, podremos sacar conclusiones que se aproximen a algo más real sobre la situación futura.

Pero, ¿Si no tenemos información que hacemos?

Desde la Teoría de la Decisión hay dos mecanismos que podemos utilizar:

* Sensitividad: Es mejorar la decisión, analizar cada uno de los escenarios posibles y entender cuales de las alternativas tiene mayor cantidad de escenarios favorables.

* Bayes: Es reducir la incertidumbre mediante la compra de información. Se analiza que decisión tomaríamos sin información y cual tomaríamos con información por parte de un informante y su habilidad para deducir lo que sucederá. El beneficio adicional que se obtendría de comparar con el costo de la información y ahí vemos si conviene comprar o no.

Para esta segunda propuesto, se utiliza el teorema de Bayes:

Por ejemplo, suele pasar que el titular de una PyME no sepa bien el costo que tiene por mano de obra y tome decisiones no apropiadas en cuanto producir o como y eso lo esté perjudicando.

En todo caso, podría contratar un consultor que le dé esa información, el costo por mano de obra. Pero la decisión central estará en si debe o no contratarlo comparando el costo de la información con lo el beneficio que obtendría por esa información.

¿El I.V.A. es un costo?

Ya hemos visto una introducción sobre el I.V.A..

Más adelante vamos a hablar sobre la liquidación del impuesto, brevemente podemos decir que mes a mes se paga la diferencia entre el I.V.A. Debito (generado por las ventas) y el I.V.A. Crédito (generado por las compras).

Pero, ¿Quién lo paga?

Quien paga este impuesto es el consumidor final. El I.V.A. se va escalonando, en cada eslabón de la cadena comercial va adhiriéndose al valor agregado y así llega al consumidor final con todos los cargos por impuesto sumados.

Productor a comerciante:

$100,00 (precio de venta) + $21,00 (21% de I.V.A. sobre el precio de venta) = $121,00

Todo esto lo paga el comerciante: $100 es ingreso para el productor y $21 es lo que tiene que depositar el productor a A.F.I.P. por parte del comerciante.

Comerciante a consumidor final (le agrega una ganancia del 50% sobre el precio de compra)

$150,00 (precio de venta) + $31,50 (21% de I.V.A. sobre el precio de venta) = $181,50

Todo esto lo paga el consumidor final: $150 es ingreso para el comerciante y $31,50 es lo que tiene que depositar el comerciante a A.F.I.P. por parte del consumidor final. Pero el comerciante no va a depositar los $31,50 que le cobró a su cliente (consumidor final), sino que va a depositar eso menos lo que le pagó «de más» al productor por parte de I.V.A. cuando le realizó la compra, $21,00.

Importe a depositar por parte del productor pagado por el comerciante: $21,00

Importe a depositar por parte del comerciante pagado por el consumidor final: $10,50

Total depositado: $31,50

Y si comparamos esto con el I.V.A. que pagó el consumidor final, vamos a ver que el importe es el mismo: $31,50. Osea que el total del I.V.A., pague quien lo pague en el medio y lo deposite quien lo deposite, el que lo termina abonando es el consumidor final.

Entonces, ¿Es costo?

Por eso mismo, el I.V.A. NO es un costo a considerar para los Responsables Inscriptos. Es una obligación, por eso, si nos pasan un «precio con factura» y otro «sin factura», no se está ahorrando costos, sino que están evadiendo.

Al no ser un costo para el Responsable Inscripto, no es válido que lo calcule para el momento de costeo.

Más allá de esto, el I.V.A. sí es costo para un monotributista que termina cumpliendo la función del consumidor final en una cadena comercial.

Costo de Conversión, ¿Cómo transformo una materia prima en producto final?

Hoy vamos a ver los «Costos de conversión».

Aplicando un poco de sentido común, se puede estimar que estos costos me hablan de la transformación de un objeto desde un estado a otro. Hace un tiempo que venimos hablando de los costos de producción.

Hemos dicho que hay tres factores de costos de producción: Materia Prima, Mano de Obra Directa y Carga Fabril. Es muy importante analizar como y que producimos para ver que factor es cada componente de la producción. Para eso, en cada uno de los factores encontrará el enlace para más información.

Bien, ahora, para poder realizar distintos análisis sobre los costos de producción, podemos darles una rosca de tuerca.

El objetivo de «producir» es poder transformar un objeto (materia prima) en otro con cierto valor agregado (producto final). Realizar esa transformación nos va a demandar cierto esfuerzo económico. Ese esfuerzo por transformar una materia prima en un producto final es el «costo de conversión».

Si se fijan, en el último párrafo, hemos hablado solamente del factor «materia prima» (lo que tenemos que transformar). Por ende, el costo de conversión será la sumatoria de los otros dos costos, el de Mano de Obra Directa y el de Carga Fabril. Y eso, es justamente lo que necesitamos para poder transformar la Materia Prima en producto final.

Carga Fabril, uno de los factores de costos de producción

Hay un criterio muy simple para definir lo que es Carga Fabril dentro de los 3 factores de costos de producción: Todo lo que no sea MP o MOD pero influya en la producción, será carga fabril.

Así, por ejemplo, la electricidad que utilicemos para la planta de producción será Carga Fabril. El alquiler del galpón también será carga fabril. Los servicios que contratemos para el funcionamiento de la planta será carga fabril.

Y hay diferente métodos de asignar estos costos entre los diferentes productos que fabriquemos.

Puede ser:
– Según el uso que realmente se haga de la carga fabril para poder fabricar ese producto.
– Según el precio del producto. Esto se asemeja al concepto de «capacidad contributiva» que se utiliza en impuestos por el cual, el que más gana más paga.

Mano de Obra Directa, uno de los factores de costos de producción

Este factor tiene en cuenta a los trabajadores que deben asignar su fuerza de trabajo a la producción de determinado bien.

Como vimos en «Materia prima, uno de los factores de costos de producción», no toda la mano de obra es mano de obra directa. Algunos pueden ser considerados carga fabril (costo indirecto) como el caso de las Materias Primas.

Para que sean considerados MOD deben cumplir tres condiciones:
1 – Tener relación constante y unívoca con el producto
2 – Que pueda ser medible en la producción
3 – Que la medición sea económicamente viable

Además, debemos agregar el hecho de que haya relación de dependencia. Ya que si tercerizamos parte de la producción, eso sería un servicio que entraría en la carga fabril.

La MOD va a ser un costos fijo, variable o semi-fijo dependiendo de si el pago es fijo, en base a la producción o parte fijo y parte en base a la producción respectivamente.

Hay que tener en cuenta que el importe a tomar por MOD no será solo el importe que le pagamos en mano al trabajador (sueldo neto) sino que hay que incluir todas las cargas sociales y contribuciones. Pueden ver un detalle de como calcularlo en «El coeficiente mágico».

Métodos de valuación de inventarios

Dentro de la administración contable de una organización hay una cuestión muy importante a tener en cuenta para el control de los costos.

Esa cuestión es que método de valuación de inventario o de consumo de mercadería vamos a utilizar. Algunas organizaciones trabajan con un stock mínimo por el cual compran la materia prima una vez que consumen todo lo que tenían, pero otras (y es la mayoría) trabaja con un depósito de materia prima. Es decir, siempre tiene en inventario unidades de materia prima.

En situaciones de estabilidad de precios, no sería un gran inconveniente, ya que cada materia prima que ingrese en el inventario, va a tener el mismo precio que la que sea consumida. Pero cuando estamos en situaciones como la actual, en las cuales el precio varía seguido, como puede ser un precio en dólares, debemos buscar una forma de asignar los precios. Y es ahí donde entran a jugar los métodos de valuación. ¿Cómo vamos a calcular el costo de la materia prima que consumimos y como será el de la materia prima existente?

Para esto hay 3 métodos muy conocidos:

– P.E.P.S.: Esto es «Primero Entrado – Primero Salido». Significa que las mercaderías que vayamos consumiendo se valuaran al precio de las primeras que entraron y las que vayan quedando se consideran con el precio de las últimas que ingresaron.

– U.E.P.S.: Esto es «Último Entrado – Primero Salido». Significa que las mercaderías que vayamos consumiendo se valuaran al precio de las últimas que entraron y las que vayan quedando se consideran con el precio de las primeras que ingresaron.

– P.P.P.:Esto es «Precio Promedio Ponderado». Significa que se irá realizando un promedio del precio en el que fueron ingresando las mercaderías y se irán descontando a ese valor las que se consuman. Las nuevas que ingresen a diferente precio irán modificando el promedio.

Es claro que para sacar los costos futuros y así fijar precios debemos valuar los precios actuales más allá del método de consumo de materia primas que elijamos.

A entender de quien escribe, el método más práctico para calcularlos es el P.E.P.S., sin embargo el P.P.P. sirve para mantener una economía de organización mucho más estable en momentos como estos en los que los precios fluctúan muchísimo.

En fin, estará en el concepto del área de costos de cada organización el método que se quiera utilizar.

El costo de las materias primas

Continuando con las características del factor «materia prima» dentro de los costos de producción, tenemos que hacer foco en la forma en que se contabilizan los mismos.

Muchas veces el precio que pagamos por nuestra mercadería no es el costo que debemos tomar. En algunos ocasiones pagamos con cheques a diferentes plazos y nos cobran un interés implícito.

El interés implícito es el que viene incluído en el precio. O bien, alguna veces nos hacen «descuentos por pago en efectivo contra entrega o a contado», en realidad eso es el precio real del producto y el descuento no es más que la extracción de esos intereses ocultos.